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以创新谋突破 向管理要效益

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  制定、修订涉及行政、人事、科研、基建、后勤、财务等各种规章制度60多个;年平均会议次数减少16%,事项办结率却平均提高了1.2倍;信息化建设打造出“智慧管理”、科研采购实现99%网上运行;管理岗位探索出一套定性与定量结合的分类考核指标体系;发展速度两年全院第一,一年第八;发表7篇顶尖期刊论文;30年来实现国家奖“零”的突破……这是三年多来中国农业科学院蜜蜂研究所锲而不舍推进管理效益提升带来的成果。

  近年来,蜜蜂所围绕现代一流研究所建设,通过系统管理制度的建立与规范,构建规范、整体、扁平的管理体制,决策程序日益规范,工作机制不断理顺,管理重心下移,事务决策速度加快,各项决策部署得到落实,工作实效性突出,管理水平显著提升。

  一、探索“一定两议三监督”工作法,创新议事决策机制

  针对研究所对哪些事项进入民主议事程序认识模糊、民主决策效率不高、决策环节监督不到位等问题,研究所结合实际,探索推行“一定两议三监督”工作法。“一定”即分类明确各类会议职责和议题范围;“两议”即所长办公会议商议、所常务会议决议。“三监督”即党委监督、纪委监督和群众监督。研究所决策程序日益科学规范,议事效率大幅提升。

  加强决策顶层设计。将所常务会作为解决日常各类行政事务的主要决策平台,所长办公会议作为提出上会议题、落实执行常务会议决议的主要抓手,统筹研究解决研究所各类事项。经所长办公会议审议后的议题再提交到常务会审议,既提高了议事效率和质量,也降低了召开会议的成本。同时明确每月第一周的周三全天定为常务会议日,确保会议成员提前合理安排时间与工作,减少对科研活动的行政干扰。

  规范会议议事范围。围绕解决议什么事的问题,在广泛征求意见基础上,对所务会、常务会、所长办公会议、所长会议、职代会、学术委员会等9类会议的议事范围进行了明确界定。对涉及职工切身利益、职工关注事项进行了系统梳理,把研究所重大财务收支、国有资产处置、制度安排等10类25个小项,确定为研究所必议事项。并针对有话无处说的问题,研究所规范议题管理,建立各类会议议题全所开放征集制度,针对不同议题召开不同会议研究解决。

  建立固定议题制度。为确保所各类事务管理的正确决策和有效实施,所常务会上设立固定议题。所领导每月在所常务会上进行书面汇报交流分管工作进展,职能部门汇报重点督办事项进展情况,解决信息交流不畅问题。

  建立每周“所长接待日”制度。建立了所长每月第一、三周留出2个半天时间,听取职工意见建议和合理诉求。同时,分管行政所领导在每月第二、四周开展2次接待活动,及时听取意见建议,让研究所每周都有接收意见的窗口。为职工提出研究所发展意见建议、解决职工的合理诉求提供了渠道,确保民主管理和科学决策。

  强化决策全环节监督。建立党委、纪委和全体职工“三方”共同监督、全程监督的监督管理体系,确保议事和决策全环节得到监督和制约。健全完善“三重一大”决策监督制度并严格执行;纪委委员全程参与决策事项实施推进的每一个环节。对会议决议事项充分公开,通过会议、内网、公示栏、微信群等多种方式与途径让职工了解研究所相关事态进展,增强决策公信力。

  二、建立“三通”督办工作机制,强化执行落实

  针对会议决策事项落实不到位的问题,为进一步提升事项执行效率,切实强化督办力度,建立“三通”督办机制,即压实责任定期督导通知、会议固定议题通报进展、多种形式通告职工,建立了一套分工明确、执行有力、监督有效的责任体系,研究所会议决策事项逐步得到落实,会议事项办结率从2015年的46.5%提升到2017年的93.2%。

  督办落实制度先行。梳理会议和领导落实责任。明确所长办公会议主要负责落实常务会议决策部署,每位分管所领导每周至少一次所长办公会议,推动常务会议决策得到推进执行。明确分管行政所领导负责全所工作各环节督办,所综合办公室为督办责任部门。全面落实领导挂钩督办制度,亲自协调、亲自督办解决影响办法制定、预算执行等难题。从制度层面确保督导职责明确,事务执行有力。

  试行目标责任管理。制定年度重点工作计划矩阵,明确研究所每项工作时间节点和具体要求,突出工作落实细节,细化任务目标,做好层层抓落实的无缝衔接,管理部门每项工作都明确时间进度,工作措施和具体责任人,提出明确细致的工作要求和工作措施。

  定期督导通知。所办每月初对上级部门会议和重要文件精神贯彻部署及领导批示、研究所各项规划与年度工作计划等事项、所内会议议定事项及来文办理情况进行督办,通知提醒相关部门。每月第三周梳理上个月常务会落实情况,发送督导通知。

  会议固定议题通报进展。每个月列出问题清单,每月常务会上设定固定议题,除了通报每位分管所领导召开所长办公会议情况外,还按照已办结事项、未完结事项和重点事项等3种事项,对会议事项执行结果进行通报。职能部门一个月进行一次汇报,全面通报时序进度、责任落实等情况,对落实不力的事项原因进行解释,并提出整改措施。

  多形式通告职工。每月常务会后将相关督办结果在所网站、微信公众号和公示栏进行公示。对政务事项进行督办,每月编印各部门《大事记》,发送至所领导和职能部门。针对会议决议落实不力问题,每月底编印《督办工作专报》,印发至所领导、职能部门和各创新团队。

  三、推动管理重心“下移”,打造扁平高效管理体系

  坚持在放权上求实效。打破现有管理模式,减少管理中间环节,推行权力下放,做到管理重心下移,事务决策速度明显加快,工作实施时效性显著,初步构建起规范、整体、扁平的管理体制。

  调整完善管理机制。在梳理完善各职能部门职责定位的基础上,改变原来所领导班子成员分管各专项工作做法,重新调整所领导职责分工,明确每个所领导分管一个职能部门,交叉协管另一职能部门,分管部门内的事务授权由分管所领导进行专门负责,分管领导出差出国或培训期间,分管事务由协管所领导负责,有效减少决策环节,实现事事对应职责汇报,件件依据分工负责推进。

  完善请假和兜底机制。推行权力下放,明确处级以上干部离岗向分管行政所领导请假即可;任何职工有诉求,分管行政所领导负责接纳和兜底解决,由分管行政所领导统筹所内全部政务活动,避免行政事务过多干扰科研,有效保障科研秩序有效运转。任何职工有事项诉求除履行正常审批程序外,均可向分管行政所领导提出上会审议,实现职工诉求渠道完全畅通。

  调整完善事权和财权审核机制。制定新的财务报销办法,将事前审批与财务审批完全分开,进一步明晰事项审核与财务审核流程;同时在科研报销环节中,科学评判风险,大幅提高分管业务所领导、团队首席和部门负责人财权审批权限,将科研业务支出门槛由4000元提高到1万元,1万元以下支出活动由团队首席或部门负责人审签即可,做到管理中心下移,提高审核效率,实现事项清晰管理、财务报销程序规范。

  强化绩效管理。修订薪酬管理办法,建立了“重业绩、重管理、重贡献,向优秀人才和关键岗位倾斜”的薪酬分配制度和以促进科研产出和科技贡献为导向的绩效考核机制,并对职能部门工作进行量化考核指标赋值并进行考核,优化了考核指标,充分调动了团队和部门全体人员的积极性,释放了创新动力。

  建立特殊贡献奖励制度。每季度所办公室对工作执行情况进行及时统计和评价。对做出特殊贡献的管理人员对应《特殊贡献奖励管理办法》公示予以奖励。研究所设立了“负面清单”制度。设立9项负面清单,部门和职工年底绩效与负面清单直接挂钩,因工作失误直接扣发岗位绩效,年底开展全年测评,与绩效充分挂钩,通过奖罚分明举措,有效激励和约束管理人员行为,充分激活管理人员活力。

  四、变“管”为“服”,大力提升服务科研水平

  围绕“服务更到位、保障更高效、职工更满意”的目标,转变管理思路,提升管理队伍水平,筑牢管理基础,在管理上求创新,在服务上求提升,让“管”的制度更加健全,让“服”的体系更加完善,管理改革支撑发展的动力作用正在逐步显现。

  建立健全各项规章制度。坚持制度立所、按制度办事。3年来制定、修订涉及行政、人事、科研、基建、后勤、财务等各种规章制度60多个,制定出台14项特色制度,内容涵盖人事、科研、会议、固定资产、财务、政府采购、督办等方面,使各方面制度更加成熟更加定型,有力保障政务活动有序高效运行。

  调整管理岗位。针对职能部门人员老化、业务能力不足问题,研究所在认真梳理部门职责基础上,调整内设机构,按需设岗,开展了处级岗位竞聘和全员聘用工作,并层层签订岗位责任书,竞聘上岗。经过调整,职能部门具有博士学位者由原来的37.5%增至61.5%,增加了管理岗位和科研岗位的有序流动,新提拔人员占46.1%,轮岗交流达23.1%,管理队伍素质得到显著提升。

  确立联系服务创新团队制度。要求每位所领导联系1-2个团队,确保每个团队、每位人才随时可以与对接所领导直接沟通工作生活中的困难和需要领导帮助解决的问题。所班子不定期与联系团队及人才进行座谈。通过座谈交流思想,讨论发展思路,理清团队定位等,增强了科研人员干好工作的信心。

  搭建智慧OA管理和智能财务管理系统。切实推进行政和财务管理工作的信息化、智能化建设步伐。通过各个业务流程的梳理,制订了各运转事项的“明白纸”和手册,印发至各团队和部门。经过不断的努力和探索,建立了办公自动化、智慧财务管理等智慧管理模式,实现公文收发、审批流转、内部信息交流等行政和财务管理工作的网上操作及无纸化办公,提高工作效率,服务科研人员水平大幅提升。

  创新宣传交流平台。依托门户网站、QQ群、微信群、自媒体等新媒体技术平台,开辟蜜蜂所官方微信订阅号,大力开展工作宣传,全面实时宣传报道研究所各项工作的特色做法;各职能部门依托网络平台,建立蜜蜂之家(所职工工作群)、财务群、政务群、行政支部群等微信公众号,及时开展政策解读,解答职工疑惑,突破了时间和空间限制,有效弥补职工之间的交流不足,实现更好服务。(通讯员 谢文闻)

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